事務職男性は仕事効率化を意識して働きましょう
今回の記事は事務職男性必見！！仕事の効率化選になります。
こんな方におすすめ
- 事務職だけど上司から評価されていないと不安
- 事務職で仕事量が多くてミス続き・・・
- とにかく仕事を効率化させたい
目次
事務職なら仕事効率化を意識して仕事をしよう
事務職の仕事は基本的に効率化が図りやすいので積極的に取り組みましょう。
なぜなら事務職の仕事は効率化できる点がたくさんあるからです。
あなたがその気になれば明日から仕事時間を短縮できます。
事務職の能力は効率化にあり？！
事務職は一体どのようにして能力を評価されるのでしょうか。
結論から言うと仕事量と正確さになります。
例えば営業職と事務職を比較してみましょう。
営業職は営業成績で判断されるのに対し、事務職は仕事量で判断されます。
事務職は成績という指標がないので、仕事量が判断基準になります。
事務職なら仕事効率化を意識することはとても重要ということがお分かり頂けましたでしょうか。
それでは具体的に仕事効率化を図るための方法について見ていきましょう。
業務の優先順位を決める
業務の優先順位をあらかじめ決めておきましょう。
優先順位の決め方としては以下を参考にしてください。
1.重要度が高く、緊急度の高いタスク
2.重要度が低く、緊急度の高いタスク
3.重要度が高く、緊急度の低いタスク
4.重要度が低く、緊急度の低いタスク
緊急度の高いタスクから取り掛かれるようにしましょう。
緊急度を把握するためにはタスクのスケジュール管理もしっかり行えるようにしましょう。
スケジュール管理でおすすめなのはGoogleカレンダーですよ。
直感的な操作性やリマインダー機能もあり使いやすいですよ。
整理整頓をする
整理整頓は定期的に行いましょう。
仕事が遅い人の特徴として整理整頓ができていないことが挙げられます。
一般的にビジネスマンが年間探し物に費やす時間は150時間と言われています。
これは一日8時間労働だとすると約19日間になります。
とてもつもない時間を費やしていることが分かりますよね。
この時間を短縮するだけで効率化が図れます。
パソコン内の整理やデスクの整理を常に心がけ後で使いたい時にすぐ見つけられるような整理を心がけましょう。
メールチェックは時間を決めて行う
メールをチェックする回数と時間を決めましょう。
仕事の早い人は一日3回朝・昼・夜にチェックするという意見が多いそうです。
3回しかチェックしないの？と思う方がいるかもしれませんが、緊急度の高い連絡はそもそもメールを使わないはずです。
その日中に返信が出来るようにすれば問題ないでしょう。
ここまで聞いてもメールの確認回数を減らすのが恐いという方はメールの確認作業によってそれ以外の仕事に悪影響が出てしまうということも理解しておきましょう。
複数の仕事を同時にこなすことをマルチタスクと呼びます。
人間の処理能力は決まっているので複数の仕事をこなしていると必ず処理能力が落ちます。
そこでミスが発生し余計な時間をかけることにも繋がります。
なるべく一つの仕事を完結させたら次の仕事に取り掛かるように意識しましょう。
そのようなことからメールの確認回数は極力減らして行きましょう。
単語登録をする
積極的に単語登録を利用しましょう。
よく使う機会がある単語は登録するようにしましょう。
例えばよろ→宜しくお願い致します。いつ→いつもお世話になります。
など登録しておくと便利ですよ！
まずは100語登録できるようにしてみましょう。
きっと今よりも入力が捗り効率化できます。
チェックを怠らない
忙しい時こそチェックを怠らないようにしましょう。
ミスを訂正する時間は本来必要のない時間です。
もしあなたがチェックして気がつくことが出来たら無駄な時間が削減出来たはずです。
ミスをすることで無駄な時間が増え、相手の信頼も失うと考えるとチェックする時間も設ける方が賢いですよね。
チェックする習慣がなければ早いうちに身につけておきましょう。
ブラインドタッチを極める
ブラインドタッチやってますか？
キーボードを見ないで素早く入力ができていますか？
ブラインドタッチなんかしなくても十分早いから・・・と思っていませんか？
私もブランドタッチをしていない時にそこそこ入力が早いと思っていました。
しかしブラインドタッチができるようになってから入力の速さが格段にアップしました。
今はどんな職業でもパソコンスキルは必須の時代です。
その中でも文字の入力操作は基本中の基本です。
ブラインドタッチを汎用的なスキルなので早いうちに身につけておくのがおすすめです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回挙げた効率化術を振り返ってみましょう。
チェックリスト
- 業務の優先順位を決める
- 整理整頓をする
- メールチェックは時間を決めて行う
- 単語登録をする
- チェックを怠らない
- ブラインドタッチを極める
今回挙げたもの以外にも仕事効率化する方法はたくさんあります。
わずかな数秒の効率化でも今後の数十年間で換算すると馬鹿にできません。
効率化の導入に最初は労力がいるかもしれませんが、きっとあなたの仕事に役立つはずです。
最後までお読みいただきありがとうございました！！